1. SKU ¿cuál es su significado y cómo implementarlo en mi inventario?

¿Te has preguntado alguna vez cómo las empresas logran llevar un control minucioso de sus productos en almacenes llenos y sistemas de inventario complejos? La respuesta se encuentra en un pequeño pero poderoso elemento: el SKU. 

En este artículo, nos sumergiremos en el mundo de los códigos SKU, descubriendo su significado y cómo puedes aplicarlos en el inventario de tu negocio. Si estás listo para transformar la manera en la que manejas tus productos y mejorar tu logística, ¡continúa leyendo!

Primero lo primero, definamos el significado. Las siglas SKU provienen de “Stock Keeping Unit” en inglés, que se traduce como “Unidad de Mantenimiento de Inventario”. En esencia, un SKU es un código único, ya sea numérico o alfanumérico que es asignado a un producto específico en tu inventario. Su misión es la mera identificación; su principal función radica en su capacidad para diferenciar cada artículo de manera individual y eficiente.

2. ¿Para qué sirve un SKU?

El Stock Keeping Unit, o SKU, es más que solo un conjunto de letras y números, es un componente que tiene una gran importancia en el mundo de la gestión de inventarios. Su utilidad va mucho más allá de su apariencia, ya que desempeña un papel fundamental al momento de proporcionar claridad y control en el inventario de tu negocio. Entonces, ¿para qué sirve realmente un SKU?

Rastreo Detallado de Productos

Imagina tener la capacidad de rastrear cada producto en tu inventario de manera individual. Eso es precisamente lo que hace el SKU. Cada artículo recibe su propio código único, lo que te permite seguir su trayecto desde el almacén de tu negocio hasta la venta final. Siempre sabrás cuántos tienes disponibles, cuántos has vendido y en qué punto se encuentran.

Información Instantánea sobre Disponibilidad

Este punto es clave para satisfacer a tus clientes, debes tener certeza sobre la disponibilidad de tus productos. Si comienzas a implementar un SKU en tus productos, sabrás exactamente cuántos artículos tienes en stock en tiempo real. Esto te permite

 responder rápidamente a las consultas de los clientes y asegurarte de que siempre tengas suficientes existencias para satisfacer la demanda.

Localización Sin Esfuerzo de Productos

En un almacén ocupado, encontrar un artículo en particular puede ser un desafío. Pero con SKU, se convierte en un proceso simplificado. Cada producto tiene su propio código, lo que significa que puedes localizarlo rápidamente y evitar la pérdida de tiempo en búsquedas interminables.

Optimización de Operaciones

La implementación de SKU no solo mejora la gestión de inventario, sino que también optimiza tus operaciones en general. Al tener un control claro sobre tus existencias y saber cómo se mueven, puedes tomar decisiones informadas sobre reabastecimientos, ventas y estrategias logísticas.

3. ¿Qué diferencias existen entre un código SKU, UPC y EAN?

A menudo, en el mundo del comercio y la logística, se encuentran términos como código SKU, UPC y EAN, que se utilizan para identificar y rastrear productos. Aunque pueden parecer similares a primera vista, cada uno tiene un propósito y estructura diferente. Aquí desglosamos las diferencias entre ellos:

Código SKU (Stock Keeping Unit): Un SKU es un código interno único asignado por un negocio para identificar un producto específico. Este código puede contener información como la categoría del producto, su color, tamaño y otras características relevantes para el negocio. Los SKUs son útiles para la gestión interna del inventario y la organización, pero no están estandarizados a nivel global. Cada negocio puede tener su propio formato de SKU.

UPC (Universal Product Code): El UPC es un código de barras ampliamente utilizado en América del Norte para identificar productos en tiendas minoristas. Es administrado por GS1 US, una organización que establece estándares para la gestión de códigos de barras. El UPC consta de 12 dígitos y se utiliza para identificar el fabricante y el producto de manera única. Suele ser escaneado en la caja registradora al comprar un producto.

EAN (European Article Number): El EAN es un sistema similar al UPC, pero ampliamente utilizado en Europa y otras partes del mundo. También es administrado por GS1 y consta de 13 dígitos. Al igual que el UPC, el EAN se utiliza para identificar de manera única productos en tiendas minoristas y en la cadena de suministro.

Para poder identificar esas diferencias, puedes consultarlas en la siguiente tabla comparativa:

4. Ventajas de usar SKU en mi tienda online

Implementar códigos SKU en la gestión de tu almacén y tienda online ofrece una serie de beneficios que optimizan tus operaciones y mejoran la experiencia del cliente. Aquí están algunas de las ventajas clave:

1. Mayor control de inventario: Los códigos SKU brindan un control preciso sobre tu inventario. Cada producto recibe un código único que permite rastrear su movimiento y ubicación en el almacén. Esta trazabilidad facilita identificar productos con rapidez, determinar su disponibilidad y realizar un seguimiento más eficiente de las existencias.

2. Conocer status del producto en tiempo real: Al asignar códigos SKU, puedes monitorear el estado de cada producto en tiempo real. Siempre sabrás cuántos productos tienes en stock, cuántos han sido vendidos y cuántos están disponibles para su envío. Esto ayuda a evitar retrasos y agotamientos de inventario, mejorando la planificación y la toma de decisiones.

3. Reducción de errores: Los códigos SKU reducen los errores humanos al minimizar la necesidad de entrada manual de datos. En lugar de depender de descripciones largas, los empleados pueden escanear los códigos para acceder a la información correcta. Esto disminuye las posibilidades de confusiones y errores en la identificación de productos.

4. Mejora de Logística: La logística es más eficiente con códigos SKU. Al identificar rápidamente cada producto, el proceso de embalaje y envío se vuelve más ágil. Los pedidos se pueden recoger y preparar de manera más efectiva, lo que reduce el tiempo necesario para completarlos y mejora la satisfacción del cliente.

5. ¿Qué componentes tiene un código SKU?

En este apartado desarrollaremos la composición de dicho código. Haciendo uso de infografía para ilustrar su composición Ejemplo:

La composición de los SKU puede variar según las necesidades y preferencias de cada empresa. Sin embargo, generalmente se utilizan combinaciones de letras, números o caracteres alfanuméricos para representar información específica sobre un producto. 

Aquí hay algunos elementos comunes que se pueden incluir en la composición de un SKU:

1. Identificador de la marca: El identificador de la marca es un elemento clave en el código SKU. Puede consistir en una o varias letras que representan la marca del producto. Esto permite diferenciar fácilmente entre productos de diferentes marcas y ayuda a mantener un orden claro en tu inventario.

2. Identificador del producto: Este componente es único para cada producto y se utiliza para distinguirlo de otros productos de la misma marca. Puede ser un número o un código asignado específicamente al producto. El identificador del producto es fundamental para asegurar que cada artículo en tu inventario tenga su propia identidad.

3. Atributos del producto: Los atributos del producto agregan detalles específicos al código SKU. Pueden ser letras o números que representen características distintivas del producto, como su tamaño, color, material, estilo, entre otros. Estos atributos permiten una rápida identificación y selección de productos en función de las necesidades del cliente.

4. Ubicación en el almacén: Algunas empresas optan por incluir información sobre la ubicación física del producto en el almacén dentro del código SKU. Esto facilita la localización y el movimiento eficiente de productos dentro del espacio de almacenamiento, lo que a su vez contribuye a una gestión más fluida del inventario.

5. Otros atributos: Dependiendo de las necesidades específicas de tu negocio, puedes agregar otros elementos relevantes al código SKU. Estos pueden incluir detalles como el proveedor del producto, la categoría a la que pertenece, la temporada en que es relevante o cualquier otra información adicional que sea importante para tu gestión de inventario.

La flexibilidad en la composición del código SKU te permite adaptarlo a las particularidades de tu empresa y tus productos. Al combinar estos componentes, puedes crear códigos únicos y significativos que simplifican la identificación y el seguimiento de productos en tu almacén y tienda online.

6. ¿Cómo implementar el código SKU en mi ecommerce?

A continuación, te damos una lista de puntos clave para tomar en cuenta a la hora de diseñar el código SKU para tu negocio.

Longitud. Cuanto más cortos sean tus códigos, es mejor. Por lo regular, suelen ocupar entre cuatro y ocho caracteres y nunca deberían sobrepasar los 16 dígitos.

Caracteres. El código es alfanumérico, lo que significa que se pueden utilizar letras o números indistintamente y con diferentes combinaciones. Sin embargo, , para evitar problemas es aconsejable abstenerse de utilizar caracteres especiales (como # & *), símbolos y espacios, así como una fuente que cause confusión entre los números 0 y 1 y las letras O e I. Por otra parte, sí se suelen incluir guiones y guiones bajos para separar grupos de caracteres que representan detalles del producto (por ejemplo: el modelo, el color, la talla, etc.) o el lugar donde se guarda en el almacén.

Comprensible y simple. La referencia debería ser de fácil comprensión y tener sentido para todo el equipo de trabajo de tu negocio. Es decir, que los empleados tienen que entender a la primera la información que arroja el código SKU para identificar tus productos.

Único y sin duplicados. Los códigos tienen que ser únicos para cada unidad de venta más pequeña. Esto significa que dos variantes de un producto no pueden tener el mismo SKU si queremos realizar un seguimiento efectivo y generar informes de ventas precisos.

7. Elige la herramienta adecuada para crear tu SKU.

A la hora de implementar códigos SKU en tu inventario de productos, es esencial elegir la herramienta adecuada para crear y gestionar estos códigos de manera eficiente. Existen varias opciones disponibles, cada una con sus propias ventajas y consideraciones. Aquí te presentamos algunas alternativas para que puedas tomar una decisión informada:

Hojas de Excel: Este enfoque es adecuado para pequeños negocios que están comenzando y tienen un inventario limitado. Puedes crear una hoja de Excel con columnas para descripciones, categorías, precios y códigos SKU. Sin embargo, a medida que tu negocio crezca, es posible que esta opción se vuelva menos eficiente y propensa a errores.
Sistemas de Gestión de Inventario: Utilizar un software de gestión de inventario te permite automatizar y centralizar la creación y seguimiento de tus códigos SKU. Estos sistemas suelen ofrecer funciones avanzadas como seguimiento de ventas, reabastecimiento automático y análisis de tendencias.
Servicios de Almacenaje con Proveedores: Si tu negocio está vinculado a un almacén o centro de distribución, muchos proveedores de servicios logísticos ofrecen soluciones de gestión de inventario que incluyen la creación y asignación de códigos SKU. Esto puede ser especialmente útil si deseas externalizar la gestión de tu inventario.

Al decidir la herramienta adecuada, considera el tamaño de tu inventario, tus necesidades de crecimiento y las capacidades de automatización que requieres. Recuerda que la elección de una herramienta adecuada para crear tus códigos SKU no solo facilitará la gestión, sino que también optimizará tus operaciones logísticas y mejorará la experiencia de tus clientes.

Independientemente de la opción que elijas, asegúrate de contar con un proceso claro y consistente para crear y asignar tus códigos SKU. Esto te ayudará a evitar confusiones y errores en tu inventario, lo que a su vez contribuirá a la eficiencia y el éxito de tu ecommerce.

8. Selecciona la información que va a tener tu SKU.

Al crear un SKU efectivo, elige cuidadosamente los elementos de información que lo compondrán. Aquí desglosamos algunas opciones clave:

Marca: Incluye el nombre de la marca del producto para una identificación clara.

Modelo o Número de Producto: Asegura que cada producto tenga un identificador único.

Atributos de Producto: Agrega detalles como talla, color y características distintivas.

Categoría: Si tienes diversas categorías de productos, considera incluir esta información.

Ubicación en el Almacén: Si es relevante, añade la ubicación física del producto en tu almacén.

Temporada o Época: Indica si el producto es de temporada para una gestión más eficiente.

Números de Lote: Si es aplicable, agrega números de lote para el seguimiento de calidad.Otros Detalles: Incluye información adicional útil, como proveedor o precio de costo.

9. Crea tu propio patrón reconocible y hazlo el estándar en todos tus productos

Recuerda que un código SKU debe ser único para cada producto, esto para evitar  cualquier posible confusión o error en la gestión y seguimiento de los mismos.

El código debe ser fácilmente legible y reconocible para que pueda ser utilizado de manera eficiente y precisa por todos los empleados de tu negocio.

Es importante establecer una estructura coherente y consistente para los códigos SKU, utilizando una combinación de letras y números SKU que permita la identificación rápida y clara de cada producto.

Deberás considerar incluir información relevante en el código, tales como la marca, el modelo, el color o el tamaño del producto, para que el código refleje de manera clara las características de cada uno.

Es importante mantener una base de datos actualizada y precisa de los códigos SKU, para que sea fácil acceder a la información de cada producto y mantener una gestión adecuada de inventario.

10. Asegúrate de que tu sistema esté trabajando adecuadamente

Una vez que hayas implementado códigos SKU en tu inventario de productos, es esencial garantizar que tu sistema esté funcionando sin problemas. Aquí te proporcionamos un desglose de tips para asegurarte de que todo funcione correctamente:

Realiza Pruebas de Búsqueda: Dedica tiempo a buscar productos en tu sistema utilizando los códigos SKU. Verifica si los resultados de búsqueda son precisos y si los productos corresponden a los códigos ingresados. Esto te ayudará a confirmar que los códigos SKU están correctamente asignados a los productos y que el sistema los reconoce adecuadamente.

Verifica los Datos del Producto: Al buscar un producto por su código SKU, asegúrate de que toda la información asociada al producto sea correcta. Esto incluye detalles como la descripción, precio, categoría y cualquier otra información relevante. Errores en estos datos podrían causar confusiones y afectar negativamente la experiencia del cliente.

Prueba la Generación de Reportes: Si tu sistema de gestión de inventario ofrece la posibilidad de generar informes basados en los códigos SKU, realiza pruebas para asegurarte de que los datos presentados sean precisos y coherentes. Los reportes pueden ser valiosos para tomar decisiones informadas sobre la gestión de inventario y la toma de decisiones comerciales.

Evalúa la Escalabilidad: Si tu negocio está en crecimiento, es fundamental asegurarse de que el sistema pueda manejar un mayor volumen de productos y transacciones. Realiza pruebas con una amplia variedad de productos y verifica si el sistema mantiene su rendimiento y precisión.

Capacita a tu Equipo: Si tienes un equipo encargado de la gestión de inventario, bríndales la capacitación necesaria para utilizar y comprender el sistema SKU. Asegúrate de que todos estén al tanto de cómo buscar productos, interpretar los códigos y resolver posibles problemas.

Solicita Retroalimentación Interna: Pide a tu equipo que comparta sus experiencias y observaciones sobre el sistema SKU. Sus comentarios pueden ayudarte a identificar posibles problemas que podrían pasar desapercibidos.

Monitorea el rendimiento a lo largo del tiempo: La eficacia de tu sistema SKU no debe ser un esfuerzo único. Monitorea continuamente su rendimiento y realiza ajustes según sea necesario para asegurarte de que siga siendo una herramienta valiosa para tu negocio.

Al seguir estos pasos y dedicar tiempo a probar y verificar tu sistema SKU, estarás en una posición sólida para mantener un inventario organizado y una experiencia positiva para tus clientes.

11. Replica y optimiza cuando sea necesario

Una vez que hayas establecido y comenzado a utilizar códigos SKU en tu sistema de inventario, el trabajo no termina ahí. La implementación inicial es solo el comienzo de un proceso continuo de mejora y adaptación. Aquí te explicamos cómo puedes seguir mejorando y ajustando tus prácticas de código SKU:

La optimización no es un proceso estático; es un ciclo en constante evolución. A medida que trabajas con tus códigos SKU y experimentas con diferentes enfoques, asegúrate de:

Evaluar Resultados: Regularmente, revisa cómo funcionan tus códigos SKU en la práctica. ¿Están ayudando a acelerar las operaciones? ¿Se están reduciendo los errores de inventario? Compara tus resultados actuales con tus objetivos iniciales.

Recopilar Comentarios: Habla con tu equipo. Ellos están en la línea frontal y pueden proporcionar información valiosa sobre lo que está funcionando bien y lo que podría mejorarse. Considera sus sugerencias y experiencias para guiar tus ajustes.

Experimentar: No tengas miedo de probar nuevas ideas. Esto podría incluir ajustar la estructura de los códigos SKU, probar diferentes enfoques de asignación o explorar cómo los códigos SKU pueden integrarse con otras partes de tu negocio.

Aprender de los Errores: Si algo no funciona como esperabas, no lo veas como un fracaso, sino como una oportunidad de aprendizaje. Los errores pueden señalar áreas donde se pueden hacer mejoras significativas.

Adaptarse a los Cambios: La industria y tu negocio están en constante cambio. Mantente al tanto de las tendencias y ajusta tus prácticas de códigos SKU en consecuencia. Un sistema que funcionó bien hace un año podría necesitar ajustes ahora.

Documentar Ajustes: Mantén un registro de los cambios que haces en tu sistema SKU. Esto te ayudará a rastrear qué ajustes has probado y cuáles han tenido los resultados más positivos.

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