Si te has preguntado qué es una etiqueta de envío, también conocidas como guías, cómo generarlas y para qué nos sirven, ¡quédate! porque lo averiguaremos juntos. 

Cuando compramos o vendemos un artículo por internet, sabemos que este debe ser envíado mediante una empresa de mensajería o paquetería como DHL, FedEx, UPS o cualquiera de tu elección,  y para que llegue a nuestras manos o a las manos de nuestros clientes, el paquete tiene que llevar una guía o etiqueta de envío. Pero ¿qué es una etiqueta de envío?

La etiqueta de envío es un documento esencial para el envío de los paquetes, avala la contratación de los servicios y  además debe ir adherido al paquete para que pueda ser transportado. Es de gran importancia llenarla correctamente, ya que los datos que contienen sirven para que los paquetes lleguen sin problema a su destino y para poder rastrear en qué parte se encuentra. Recuerda, tu paquete no puede ser transportado sin una guía, así que es de suma importancia que aprendas a crearlas.

Si recién comienzas con tu negocio, nosotros te ayudaremos a brindarte una explicación sencilla sobre las etiquetas de envío; qué son, cómo funcionan y qué datos debes llenar. ¿Nos acompañas?

1. ¿Qué es una etiqueta de envío?

Ya hablamos brevemente de la definición de una etiqueta o guía, pero volvamos a repasar lo antes visto.  Las etiquetas de envío son mucho más que simples pedazos de papel pegados a tus paquetes, son la clave que permite a los transportistas llevar tus productos desde tu ubicación hasta su destino final de manera efectiva y precisa. Aunque literalmente si son pedazos de papel, metafóricamente cada etiqueta es como un pasaporte para tu paquete en su emocionante viaje de envío.

Las etiquetas contienen información esencial como el código postal, país, número de seguimiento, fecha, cantidad de paquetes, etc. 

Averigüemos de qué trata cada uno:

1. El Código Postal y País son detalles cruciales para garantizar que tu paquete llegue al lugar correcto. Ayudan a los transportistas a identificar la ubicación exacta de entrega.

2. El Número de Seguimiento permite rastrear su ubicación en tiempo real y proporciona una vista instantánea de su progreso. 

3. La Fecha de Envío indica cuándo se entregó el paquete al transportista. Esto es útil tanto para ti como para el destinatario, ya que proporciona información sobre la programación de entrega.

4. La Cantidad de Paquetes indica que estás enviando múltiples paquetes como parte de un pedido. Esto evita confusiones y asegura que todos los paquetes lleguen juntos.

Te contaré un secreto; cada etiqueta es única y no se pueden reutilizar. 

En resumen, una etiqueta de envío permite a los transportistas llevar tus productos desde tu ubicación hasta su destino, es por eso que contienen información como el código postal, número de seguimiento, fechas, entre otras cosas que veremos más adelante. 

2. ¿Cómo funciona la etiqueta de envíos?

Ahora hablemos de cómo funciona, ¿te parece? Una etiqueta de envío nos muestra información esencial para que nuestros paquetes sean transportados de un destino a otro. 

Todas las etiquetas o guías funcionan exactamente igual, sin embargo, no siempre lucen igual. El diseño de las etiquetas varía un poco dependiendo de la empresa de logística por la que estés mandando tu paquete. Cada empresa pondrá su logotipo en las etiquetas, además de otros elementos que los caractericen, no obstante, todas  están diseñadas para ser leídas tanto por humanos como por escáneres o máquinas, es por eso que deben ser claras y muy fáciles de leer. 

Al tener que ser leídas por máquinas, es de suma importancia que cuenten con código de barras, además de números y letras.  Anteriormente, hablamos sobre algunas partes de la etiqueta, como el código postal o el número de seguimiento, y mencionamos que hay otras partes esenciales de las que hablaríamos más tarde; el código de barras es una de ellas.

Actualmente, los servicios de paquetería están diseñados para leer las etiquetas automáticamente mediante su sistema, cada transportista tiene características específicas de sus etiquetas, pero hay otras características universales que hay que llenar.

De esta manera es fácil leer las etiquetas y poder clasificar los envíos de acuerdo al destino.

3. Partes de una etiqueta

Ya hablamos del código postal y país, números de seguimiento, fechas de envío, cantidades de paquetes y de los códigos de barra, sin embargo, eso no es todo, pero para nuestra suerte no nos tenemos que preocupar porque es bastante sencillo. En este apartado te mostraremos las partes esenciales de una guía o etiqueta de envío. 

Datos del remitente:
El remitente es la persona o empresa que suele ser el proveedor de las mercancías que se envían y también se denomina consignador. En este apartado, se coloca el nombre y apellido, calle, número, código postal, localidad, país y número telefónico del remitente, es decir, la persona que envía. Si nosotros envíamos, será nuestra información.

Datos del Destinatario:
El destinatario es la persona o entidad a la que se dirige la comunicación. Siempre tiene que aparecer en el envío porque sino no podrá llegar a alcanzar su objetivo. El sinónimo de destinatario es receptor.
En los datos del destinatario, se coloca el nombre y apellido, calle, número, código postal, localidad, país y número telefónico del destinatario, es decir, la persona que recibe. Si nosotros recibimos, será nuestra información.

Código de barras:
El código de barras es un código que se utiliza para el marcado, la identificación y el rastreo únicos de artículos, paquetes, envíos o cargas. Es una imagen que identifica a un producto de manera estandarizada y única en todo el mundo; es un elemento imprescindible para que los productos puedan estar en las tiendas y supermercados. El Código está compuesto por unas barras claras y obscuras y ocasionalmente tiene dígitos numéricos en la parte inferior.

Número de guía:
El número de guía es un número que la paquetería asigna para que el paquete pueda ser transportado y localizado. El número de guía o de rastreo son fundamentales para rastrear envíos. Si compramos un producto, el vendedor nos debe proporcionar un código de seguimiento/rastreo para que realicemos el tracking de nuestra compra en tiempo real.

Los estatus de entrega más comunes son:
Pedido realizado / Orden confirmada: se muestra cuando la plataforma recibió correctamente el pedido y la compra se notificó al vendedor.
Pago confirmado: Se ha confirmado y acreditado el pago.
Recibido por paquetería: el vendedor ha entregado el paquete.
Pedido enviado / Procesado: la paquetería ya inició el proceso de envío.
En tránsito / En ruta de entrega: el paquete está en camino al destino del comprador.
En proceso de entrega a domicilio: indica que el paquete se entregará en el transcurso de ese día.
Entregado: el cliente o alguna persona ha recibido el paquete.

Tipo de Servicio: Se refiere al servicio que contratamos, por ejemplo:
1. Envío por aire
2. Envío por tierra
3. Envío estándar
4. Envío express
5. Envíos frágiles o pesados

Entre otros.

4. ¿En qué parte se coloca la etiqueta de envío?

Antes de pegar una guía de envío en nuestro paquete tenemos que asegurarnos de hacerlo correctamente y evitar ciertos errores. No nos preocupemos, no es tan difícil, veamos cómo tenemos que hacerlo. 

1. La etiqueta de envío se coloca preferentemente en la parte lateral superior de nuestro paquete. 

2. El tamaño tiene que ser el correcto. Por lo general, al momento de descargar las etiquetas, estas vienen con un tamaño predeterminado. 

3. Es necesario evitar dobleces. La información tiene que ser legible y visible para poder ser escaneada. 

4. Es importante comprobar que las etiquetas se encuentren firmemente pegadas.

Otras etiquetas para tu paquete

Existen otro tipo de etiquetas que se colocan cuando el contenido del paquete es frágil, contiene productos corrosivos, inflamables, etc. Si tu paquete contiene alguno de ellos es importante que se coloquen etiquetas específicas y visibles para poder transportarlas correctamente sin dañar el interior.

Las etiquetas de expedición con impresión FRÁGIL son las ideales para utilizar en caso de que quiera proteger el interior de cajas de golpes o bruscas manipulaciones. Indican que el producto que hay en el interior del paquete es frágil a los golpes y las vibraciones.

5. ¿Cómo imprimir una etiqueta de envío?

Imprimir nuestras etiquetas es muy sencillo, podemos ir a cibercafé e imprimirlas o utilizar nuestra propia impresora, sin embargo, si tenemos un negocio en el cual nos está yendo increíblemente bien y tenemos que envíar una cantidad considerada de paquetes al mes, es bueno cuestionarnos qué método de impresión nos conviene más. Es por eso que en este apartado, hablaremos sobre algunas opciones para la impresión de tus guías.

Impresoras de inyección de tinta.

Este tipo de impresora es probablemente la más accesible para imprimir nuestras etiquetas, sin embargo también tiene desventajas. La tinta es una de ellas.

Siempre hay que asegurarnos de que las impresiones salgan claras y legibles, en ocasiones cuando la tinta está terminando, las letras e imágenes de nuestra impresión no salen como uno espera. Si bien, la opción obvia es cambiar de tinta, la realidad es que estas suelen ser bastante costosas. 

Además, al ser impresa en hojas de máquina comunes, nuestras etiquetas pueden verse dañadas al momento de estar transportando nuestro paquete. Recordemos que los paquetes podrían estar expuestos al sol o a las lluvias. 

Para que nuestras etiquetas se mantengan legibles y sin daños, es necesario protegerla; y esto podemos hacerlo usando cinta transparente o meter nuestra etiqueta en una bolsa de plástico transparente. 

Impresoras laser. 

Las impresoras láser son ideales para imprimir con una mayor calidad y precisión, sin embargo, esta opción es costosa, especialmente si piensas utilizar etiquetas especiales para paquetes. El papel, los cartuchos y la impresora en sí, implica gastos considerables. No es la mejor opción si en nuestro negocio tenemos que imprimir una gran cantidad de guías al mes.

Impresoras térmicas de etiquetas.

Estas impresoras están diseñadas para imprimir únicamente etiquetas. ¡Sin duda la mejor opción para tu negocio! No necesitan de tinta o tóner, solo requiere de rollos adhesivos. Estas impresoras funcionan por medio de calor, por lo que permite obtener etiquetas legibles y duraderas. 

Su desventaja es que son costosas, sin embargo,  si imprimes una cantidad considerable de etiquetas de envío, esta es una inversión que a la larga te beneficiará.

6. Elabora tus etiquetas de envíos

Las etiquetas de envío se crean generalmente durante el procesamiento de los pedidos. Los transportistas tienen requisitos específicos para sus etiquetas. A continuación te explicamos cómo preparar tus propias etiquetas de envío con los 4 métodos siguientes:

Crear tu propia etiqueta de forma manual
El crear tu propia etiqueta manualmente no se refiere a utilizar una plantilla propia y rellenarla. Eso no es posible. Para crear una etiqueta de envío necesitamos ir directamente a las oficinas de correos, comprar allí una etiqueta y prepararla tú mismo. Preparar tus propias etiquetas de envío ofrece ventajas como descuentos y la programación de recolección de tus paquetes.
Incluso hay formas de automatizar el proceso para minimizar el trabajo manual lo más posible.

Realizarla dentro de la plataforma de la paquetería que usarás
Para crear una etiqueta en línea, tenemos que ir a la página web de la paquetería por la que enviaremos nuestro paquete. La mayoría, si no es que todas te pedirán que inicies sesión o crees una cuenta, en caso de contar con una. Luego, tendrás que ingresar la dirección del destinatario y la del remitente ¿Recuerdas las diferencias, verdad?
Es necesario agregar los detalles del envío como el producto que contiene tu paquete, las medidas y el peso de este, entre otras especificaciones que cada plataforma te solicita.
Después de pasar por estos filtros, procederás a realizar el pago y la confirmación.

Utilizar un software específico
Esta opción nos permite descargar una plantilla de etiqueta de envío de la paquetería utilizada y rellenarla en nuestro ordenador. Este método también nos permite personalizar el proceso y automatizarlo. La logística automatizada te ayudará a ahorrar tiempo en procesar tus envíos y reducir errores.
Si envías más de 10 paquetes a la semana: plantéate empezar a usar un software de etiquetas de envío o una herramienta de envío.

Elabora tus guías con EnviaTodo
Para generar guías con enviatodo.com, es necesario crear una cuenta o iniciar sesión, en caso de ya tener una.
Activa tu cuenta. Podemos activar nuestra cuenta para obtener distintas tarifas.

Crea orden. Para comenzar a hacer nuestras etiquetas, hay que dar clic en el botón “Crear orden” que se encuentra en el lado superior derecho de nuestra página.
Ingresa detalles. Agrega información de origen y destino para tu envío. Puedes seleccionar una dirección en tu libreta de direcciones o agregar una nueva. También debes ingresar detalles del producto como el contenido, alto, ancho y largo de tu paquete, entre otras cosas.
Cotiza. Elige la mejor opción que se adapte a tus necesidades.

¡Esperamos que esta información sea útil para ti y tu negocio!